Plateforme Eaglebe - Acceptation des conditions générales d’utilisation
Demande relative à l’organisation d’un évènement
Si vous envisagez d’organiser un événement sur la commune d’Erquelinnes, une autorisation préalable de l’administration communale est obligatoire.
À titre d’exemples non exhaustifs, sont concernés : fête de quartier ou des voisins, brocante, foire, ducasse, braderie, marché, souper, soirée, bal, fête scolaire, activité sportive (randonnée VTT, marche, jogging, rallye, pétanque, tournoi au hall omnisports), procession, parade, concert, festival, exposition, événement culturel, festivité carnavalesque, course cycliste ou tout autre événement organisé à Erquelinnes.
En tant qu’organisateur, vous devez compléter une demande via le formulaire en ligne mis à disposition par la commune, accessible par le guichet électronique « Eaglebe ». Selon la nature de l’événement, une liste des éléments à prendre en compte pour son organisation vous sera proposée.
Pour introduire une demande, la création d’un compte est nécessaire. Cela permet d’enregistrer chaque dossier afin de pouvoir, les années suivantes, adapter uniquement les dates ou certaines informations, sans devoir recommencer une demande complète.
Une fois le formulaire complété, traité et après approbation par le Bourgmestre, vous recevrez de l’administration communale les autorisations ainsi que toutes les informations nécessaires à la bonne organisation de votre événement.
Les différents statuts d’une demande :
- Validation : la demande est en cours d’examen ;
- Incomplet : certaines informations ou documents sont manquants ;
- Refusé : l’évènement n’a pas reçu l’autorisation ;
- Avis : des avis sont sollicités auprès des services internes et externes concernés ;
- Problème : un ou plusieurs avis défavorables font l’objet d’une analyse interne ;
- Autorisation : la demande se trouve dans la phase finale de traitement ;
- Approuvé : l’évènement a été officiellement autorisé ;
- Rejeté : l’évènement n’a pas été validé.
Quand devez-vous introduire votre demande ?
Les délais varient en fonction du type d’évènement :
| Types d'événements | Délais |
| Fête de quartier, fête des voisins | 42 jours à l'avance |
| Brocante, foire, kermesse, ducasse, braderie, marché | 42 jours à l'avance |
| Souper, soirée, bal | 42 jours à l'avance |
| Fête scolaire | 42 jours à l'avance |
| Activité sportive (randonnée (vtt), marche, jogging, rallye, pétanque) | 42 jours à l'avance |
| Concert, festival, exposition, événement culturel | 42 jours à l'avance |
| Procession, parade | 90 jours à l'avance |
| Festivité carnavalesque | 90 jours à l'avance |
| Course cycliste | 98 jours à l'avance |
| Autre | 42 jours à l'avance |
La procédure pour introduire un évènement sur la plateforme :
Si vous prévoyez d’organiser un événement impliquant, par exemple, l’occupation temporaire du domaine public, la diffusion de musique au-delà d’un certain niveau sonore, l’organisation d’une fête de quartier ou toute autre activité similaire, une autorisation sera généralement requise. Sur le site internet de l’administration communale, un lien vous permet d’accéder au formulaire de demande d’autorisation en ligne.
Le formulaire se compose de 11 rubriques, dont le nombre de questions peut varier selon la nature de l’événement. Vous trouverez ci-après une explication détaillée pour vous guider pas à pas dans la complétion de ce formulaire.
Les différentes rubriques :
- Général
- Période
- Localisation
- Mobilité
- Sonorisation
- Restauration
- Publicité
- Sécurité
- Matériel
- Contact
- Confirmation
⚠ Il est essentiel de respecter l’ordre indiqué et de compléter tous les champs obligatoires, signalés par un astérisque rouge et une zone de saisie rouge.
1. Général
Sélection du type d’évènement :
Plusieurs catégories d’événements sont proposées. Veuillez choisir celle qui correspond le mieux à votre projet. Si aucune ne convient, sélectionnez l’option « Autre ».
Description de l’évènement :
Merci de fournir une description précise et détaillée de l’événement.
Des questions complémentaires relatives à l’organisation pourront vous être posées.
Annexes :
Vous pouvez joindre ici des informations ou documents supplémentaires concernant l’événement. Les fichiers acceptés sont aux formats JPG, PNG et PDF, pour une taille maximale de 10 MB.
2. Période
Cliquez sur les dates de début et de fin afin de sélectionner, dans le calendrier, les dates exactes de l’événement, ainsi que les périodes de montage et de démontage. Veillez à sélectionner d’abord la date de début, puis la date de fin. La date de fin ne peut en aucun cas être antérieure à la date de début. Par défaut, les dates sont automatiquement définies au premier jour possible de l’événement.
Les heures de début et de fin sont préremplies automatiquement. Elles peuvent toutefois être modifiées manuellement en cliquant sur le champ concerné et en indiquant l’heure souhaitée.
⚠ Merci de respecter les délais d’introduction des dossiers. Les dates situées en dehors de ces délais seront automatiquement indisponibles si la demande n’a pas été soumise à temps. Nous vous encourageons donc à anticiper vos démarches afin de garantir la bonne prise en compte de votre demande.
3. Localisation
Adresse :
Pour indiquer le lieu de l’événement, nous utilisons l’adresse la plus proche.
Sélection de la rue : Commencez à taper le nom de la rue dans le champ prévu à cet effet. Une liste de rues correspondantes s’affichera automatiquement. Cliquez sur le nom de rue correct.
Sélection du numéro de maison : Ensuite, choisissez le numéro de maison dans la liste des numéros disponibles. Commencez à taper le numéro, puis cliquez sur le numéro exact lorsqu’il apparaît dans la liste.
Vous ne trouvez pas l'adresse souhaitée dans la liste ? Alors votre adresse n'est peut-être pas (encore) connue. Recherchez une rue connue à proximité et faites glisser la zone vers l'emplacement exact sur la carte.
Dessiner la zone (optionnel) :
En fonction de la période et de l’adresse de l’événement, une carte est affichée. Celle-ci est centrée sur votre adresse et montre toutes les occupations prévues durant la période sélectionnée. Ces occupations représentent des conflits potentiels et peuvent parfois constituer un motif de refus de votre demande.
La zone de l’événement peut être définie de plusieurs manières :
- Placer une zone : créer un rectangle avec des dimensions prédéfinies.
- Dessiner une zone : tracer un polygone aux formes et dimensions libres. Le polygone se ferme par un double-clic ou en cliquant sur le point de départ.
- Dessiner une ligne avec zone tampon : dessiner une ligne entourée d’une zone tampon d’une taille spécifiée.
- Importer un fichier GPX : ajouter un fichier GPX pour créer la zone le long d’un itinéraire, avec un tampon d’une taille définie (utile pour des courses cyclistes, par exemple).
Qu'est-ce qu'un fichier GPX ou comment le créer ? Cliquez sur le lien pour en savoir plus : https://help.eaglebe.com/fr/support/solutions/articles/9000141846-comment-cr%C3%A9er-un-fichier-gpx-
- Supprimer : Ici, vous pouvez supprimer les zones marquées en cliquant dessus (par zone ou toutes les zones).
| Il n'est pas obligatoire d'enregistrer une zone pour votre événement, mais cela est fortement recommandé si vous devez occuper une partie du domaine public. |
Détails de la localisation :
Il reste encore quelques questions concernant la localisation, comme des précisions sur le site, l’emplacement intérieur ou extérieur, etc. Veillez à répondre à toutes les questions obligatoires, identifiées par un astérisque rouge.
4. Mobilité
À cette étape, indiquez les mesures que vous souhaitez mettre en place concernant le stationnement et la circulation (fermetures, déviations, interdictions).
5. Sonorisation
Plusieurs questions concernant la sonorisation peuvent vous être posées. En cas de réponse positive, une question complémentaire pourra apparaître.
Nous vous rappelons que la réglementation fixe un niveau sonore maximal de 90 dB.
6. Restauration
Précisez si des boissons seront servies lors de l’évènement et le cas échéant, indiquez le type de boissons ainsi que les récipients utilisés. Vous pouvez sélectionner plusieurs options.
Attention, les boissons spiritueuses ont un taux d’alcool supérieur à 15%, et non 22% comme indiqué dans le formulaire.
7. Publicité
Nous vous informons que toute installation de publicité sur une voirie nationale nécessite l’introduction d’une demande auprès du SPW. Vous pouvez les contacter à l’adresse suivante : [email protected] L’autorisation ou l’avis obtenu devra ensuite nous être transmis en pièce jointe à votre dossier.
Nous vous rappelons également que la distribution de flyers est autorisée uniquement dans le périmètre extérieur des établissements scolaires.
8. Sécurité
À l’étape « Sécurité », précisez l’ensemble des mesures de sécurité mises en place, votre assurance en responsabilité civile ainsi que les dispositions prévues pour assurer la propreté sur le site.
Nous vous rappelons qu’il est indispensable de respecter les prescriptions du Vade-mecum de la Zone de Secours Hainaut-Est, accessible via le lien suivant : ZOHE PREVISION ORGANISATEURS - Vade Mecum ZOHE
9. Matériel
Pour toute demande de mise à disposition de matériel, veuillez compléter le formulaire ci-dessous et le transmettre au service des travaux techniques, qui se chargera du traitement de votre demande :
10. Contact
À l’étape « Contact », il convient de compléter les coordonnées du responsable de l’événement ainsi que celles du coordinateur de sécurité.
En cas d’utilisation d’un compte « Eaglebe », les informations seront complétées automatiquement.
11. Confirmation
Votre demande est désormais prête à être envoyée. Il vous suffit d’accepter les conditions générales de la commune d’Erquelinnes ainsi que les conditions de confidentialité d’« Eaglebe ». Vous pourrez ensuite transmettre votre demande et recevrez un courriel de confirmation contenant un récapitulatif.
En ce qui concerne le type d’événement - Activité sportive
Merci de nous fournir :
- L’itinéraire complet de la course ou de la marche (plan détaillé avec noms des rues).
- L’autorisation d’utiliser des terrains situés sur un domaine non public (privé, DNF, SPW).
À titre d’information :
- Domaine privé : si l’itinéraire emprunte des chemins privés, l’organisateur doit obtenir l’accord du propriétaire.
- Bois ou forêts : pour tout passage en forêt, l’organisateur doit introduire une demande auprès de la DNF.
Adresse e-mail : [email protected] - Route régionale : si l’itinéraire traverse une route régionale, l’organisateur doit adresser une demande au Service Public de Wallonie, Direction des routes, District d’Anderlues.
Adresse e-mail : [email protected]
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